【オフィス向け】デジタルサイネージ導入のメリットと失敗しない選び方

「会社からの大事な連絡事項や、提出物の期限を何度も伝えているのに、社員に全然伝わっていない……」、「社内向けの電子メールや掲示板に案内を載せても、一部の人しか読んでくれない……」このような社内における重要事項の伝達や提出期限の告知を徹底しても、全員に情報が行き届かない課題を抱える総務、人事、経営企画の担当者は多いのではないでしょうか。電子メールや社内掲示板への掲載は、閲覧者側の自発的な行動のため、未確認のまま放置される事例がよくあります。こうした情報共有の課題を解決する手段として、共有通路やエントランスといった視認性の高い共有空間へ配置するデジタルサイネージが注目を集めています。

今回では、弊社DDSはデジタルサイネージを取り扱う専門会社として、オフィスへの導入を検討中の実務担当者に向け、デジタルサイネージは社内情報共有の改善、災害時における危機管理、受付の無人化・自動化に関するメリットを解説します。さらに、空間特性に応じた設置方法の比較や実務上の判断基準をわかりやすくご紹介します。

オフィスにデジタルサイネージを導入必要の3つのメリット

情報発信手段としてオフィスにデジタルサイネージを導入することは、業務の効率化と組織の結束力強化に直接結びつきます。従来の紙媒体や個別配信にはできない効果を発揮できます。導入必要のメリットは以下の３つあります。

1.情報発信の拠点として活用できる

デジタルサイネージの最大の特徴は、意識していなくても、日常の動線上で自然に視覚へ訴求できる点です。端末起動や専用アプリケーションへのログインという工数を削減し、以下の場面で情報発信の中心として活躍できます。

①　重要予定を確実に共有

全館停電の予告や健康診断の申請期限といった見落としやすい予定を大画面に繰り返し表示させ、生活導線上で日常的に触れて記憶の定着を促し、未確認による業務遅延を未然に防ぎます。

② 経営理念や方針の浸透

会社の経営理念、社訓や長期目標を図表や動画を用いて映像で表示します。視覚表現を工夫することで内容への理解を深め、会社への愛着や一体感が自然と育まれるきっかけになります。

③展示会出展時における宣伝効果と印刷費用の削減

オフィスでの常設運用に留まらず、外部の見本市や出展ブースへ機材を移動して活用する企業も増えています。限られた展示スペースでも、自社製品の詳細情報を動画や写真で分かりやすく紹介でき、来場者の目を引きつけやすくなります。さらに、従来大量に作成していた冊子や案内状の電子化に伴い、印刷費や運搬費、廃棄費にかかる経費を抑えることも実現できます。

2.災害時の迅速な案内と危機管理ができる

デジタルサイネージは、通常時、社内連絡や周知の表示端末です。一方、非常時には全社員の安全を確保する緊急電子案内板へと変わります。大規模な地震や急激な気象変化の際、行動指示をリアルタイムで掲示するデジタルサイネージは、普段の便利さだけでなく、もしもの時としても重要な役割として期待できます。

①広域情報の即時共有

災害発生時、公共交通機関の運行停止状況や気象庁による警報発令、周辺の道路規制などを画面で映し出します。社員がスマホで個々に調べる手間を省き、オフィス全体で同じ情報を共有できます。

②避難指示・誘導を迅速的に指示

「特定路線の運休に伴い社内で待機してください」といった、会社としての指示をすぐに画面に掲示できます。錯綜する情報による現場の混乱を防ぎ、冷静な行動を促す手助けになります。

③通信遮断時の自動稼働

通信網が遮断された環境であっても運用の継続が可能です。あらかじめUSBの中に用意しておいた画像を保存して、オフィスのインターネット回線が完全に止まってしまった時に、そのＵＳＢメモリを機材へ直接接続するだけで、緊急の電子案内表示板として機能できます。

3.受付の無人化・自動化による業務効率化が期待できる

デジタルサイネージは、画面に直接触れて操作できる「タッチパネル式」を使って受付業務を完全に無人化・自動化できます。さらに、来訪者や取引先、採用応募者を迎えるエントランスに配置することで、AI（人工知能）の受付キャラクターが画面上で会社の顔として「〇〇株式会社様、ご来社ありがとうございます」という歓迎メッセージを表示したり、自社の紹介動画や手がけている商品のイメージ映像を流したり、また、顔認証カメラと組み合わせることで、お客様が受付に到着することを自動で通知が届き、すぐ対応できることで、訪れたお客様に良い印象を与えると同時に会社の紹介と商品の紹介を自然に行うことができます。

オフィス向けのデジタルサイネージの選び方

オフィス向けデジタルサイネージは「屋内用」を選ぶのが一般的です。機種選定には「設置方法」と「画面の性能」も意識すべき重要なポイントです。

設置方法の選定

オフィス向けのデジタルサイネージの設置方法は、主に「壁掛」「天吊」「自立」の3つがあります。オフィスの限られた空間を有効に活用し、情報発信の効果を最大限に発揮させるためには、オフィスの環境に一番合う設置方法を考えなければなりません。

壁掛サイネージ

特長

• 背面を壁面に直接固定するため、床のスペースを一切占有しない。
• 幅の狭い通路やエレベーターホール、受付の背面など、限られた空間をすっきりと有効活用できます。

注意点

• 壁に穴をあけることや固定のために設置工事が必要となります。
• 一度配置すると後から簡単に場所を移動させることが難しいです。

天吊サイネージ

特長

• 天井部から専用の金具で吊り下げて、高所へ配置できます。
• 遠くから遮られることなく画面が見えやすいため、目線に障害物が多いオフィス環境に非常に適してます。

注意点

• 天井の構造や強度によって設置可能な場所が制限される可能性があります。
• 高い位置にあるため、落下を防ぐための定期的な接続部点検や、機材メンテナンス時の安全性確保を考慮する必要があります。

自立サイネージ

特長

• モニターと筐体が一体型の形状であり、壁面工事が不可能な賃貸オフィスでも導入できます。
• キャスターを付けると、スムーズに移動させることも可能で、状況に合わせて配置場所を柔軟に変更できる。

注意点

• 一定の設置スペースを確保しなければならない。
• 通行人と接触や移動時の転倒を防ぐための安全対策が必要です。

設置方向の選択（縦置き・横置き）

特長

• 放映を予定する画像や映像の種類に合わせて、画面の向き（縦型・横型）を自在に選択できます。
• スマートフォンのような縦長コンテンツや、テレビと同じ横長動画など、素材の良さを最大限に活かします。

注意点

• 導入後に画面の向きを頻繁に変更する場合、その都度金具の調整や配線の引き直しを行う手間が生じます。
• 通あらかじめ放映するコンテンツを決めてから設置方向を確定させることをおすすめします。

画面性能の決定：輝度と耐久性の基準

オフィス向けのデジタルサイネージは、室内の明るい照明にも負けない鮮明さと、毎日の長時間にわたる安定稼働に耐える強さという、２つの基準を同時に満たしています。

画面の明るさ（輝度）

デジタルサイネージは、オフィスの蛍光灯や窓から差し込む強い日差しの下でも視認性を保つため、設置場所の環境に応じて３５０〜３０００カンデラ以上の範囲から選択が可能です。明るい場所でも、文字の白飛びを防止し、輪郭のクッキリとした映像を映せます。

連続稼働時間（耐久性）

オフィス用のサイネージは「朝から晩まで長時間」つけっぱなしにすることが大前提です。1日12時間から24時間の連続運転に対応しなければなりません。屋内用モデルは、長時間の連続運転でも熱がこもりにくく、故障しにくいタフな設計になっています。オフィス用のデジタルサイネージは常時稼働に対応してます、１日１２時間から２４時間の連続運転に耐えうる設計を備えています。

オフィス用サイネージと家庭用テレビの比較

「オフィスや展示会で使うなら、家電量販店で売っている普通のテレビ画面で代用できないか」と考えるかもしれない。しかし、一般向けのテレビとビジネス専用のデジタルサイネージでは、耐久性や明るさの設計が大きく異なります。具体的な性能の違いは、以下の比較表から見てみましょう。

【アドバイス】
最初のコストだけで選ばず、用途に合ったサイネージを選ぶのが一番失敗しない選び方です。

目的に合わせたデジタルサイネージ選びで効果を高め！

オフィスでデジタルサイネージを導入して成功させるためには、ただ適当な場所に画面を置けば良いわけではありません。誰に、どんな情報を一番届けたいか？（受付なのか、執務室なのかなど）予算や、日々のデータ更新作業に無理がないか？これらを事前にしっかりと計画しておくことが大切です。

DDSを運営するDESIGNSは、デザイン会社としての創造力と技術力を活かし、高品質なコンテンツ制作で、情報発信を強力にサポートします。「自社の店舗にはどのサイズが最適か？」「設置工事や配信システムを含めた総額の見積もりが欲しい」といった疑問がございましたら、お気軽にご相談ください。

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